Chính sách bảo mật app 3W Quản lý nhà trọ
Chính sách này giải thích cách app iOS native 3W Quản lý nhà trọ thu thập và sử dụng dữ liệu cho chủ nhà, đơn vị quản lý và nhân viên được phân quyền. App là bản mobile rút gọn của hệ thống web 3W, dùng chung tài khoản, phân quyền và dữ liệu vận hành được đồng bộ.
1. Đồng bộ dữ liệu giữa app và web
3W Quản lý nhà trọ là app iOS native, không phải app lồng web. App kết nối cùng backend với dashboard web tại quanly.3w.com.vn, nên đăng nhập, vai trò, phân quyền và dữ liệu nghiệp vụ được dùng chung giữa app và web.
3W thu thập dữ liệu khi tài khoản quản lý được tạo, khi bạn đăng nhập, quản lý tòa nhà hoặc phòng, tạo hồ sơ khách thuê, hợp đồng, hóa đơn, thanh toán, công việc, tài sản, tin nhắn, cuộc gọi hoặc cấu hình tích hợp. App chỉ dành cho chủ nhà, đơn vị quản lý và nhân viên được cấp quyền.
2. Dữ liệu cá nhân và dữ liệu vận hành có thể thu thập
- Tài khoản quản lýHọ tên, email, số điện thoại, tên đăng nhập, mật khẩu đã mã hóa, vai trò, phân quyền, loại tài khoản, trạng thái xác minh, mã khuyến mãi đã dùng và định danh đăng nhập Google, Apple hoặc Zalo khi bạn liên kết.
- Tòa nhà, phòng và tài sảnTên tòa, địa chỉ, danh sách phòng, giá thuê, dịch vụ, tiền cọc, công tơ, cấu hình vận hành, tài sản, nhà cung cấp, phân bổ tài sản và trạng thái sử dụng.
- Dữ liệu khách thuêHọ tên, số điện thoại, giấy tờ định danh, địa chỉ, xe, avatar, ảnh, tệp tải lên, trạng thái PIN cổng khách hàng, danh sách hạn chế, ghi chú và lịch sử hỗ trợ.
- Quét giấy tờ bằng Google GeminiKhi bạn chọn "Quét mặt trước bằng Google Gemini" và đồng ý, ảnh mặt trước CCCD/Passport được chọn, có thể chứa họ tên, số giấy tờ, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ, ảnh chân dung, cùng prompt trích xuất có thể được xử lý để tự điền thông tin khách thuê. Bạn cũng có thể upload ảnh mặt trước không dùng Gemini và tự nhập thông tin.
- Hợp đồng và chữ kýĐiều khoản thuê, tiền cọc, chu kỳ thu tiền, mẫu hợp đồng, chữ ký chủ nhà/khách thuê, gia hạn, trạng thái ký online, PDF hợp đồng và tài liệu liên quan.
- Hóa đơn, thanh toán và kế toánTiền phòng, phí dịch vụ, chỉ số điện nước, phiếu thu, ngày thanh toán, công nợ, đối soát ngân hàng, cấu hình VietQR, tiền dư khách thuê, sổ quỹ, dữ liệu thuế/báo cáo và báo cáo doanh thu khi tính năng được bật.
- Tin nhắn, cuộc gọi và công việcNội dung chat, tệp đính kèm, sticker, tín hiệu/lịch sử cuộc gọi nội bộ, công việc sửa chữa, phân công, thông báo và lịch sử xử lý.
- Tích hợpCấu hình Zalo/ZNS, Telegram, Tuya, webhook, ngân hàng, thông báo đẩy hoặc các dịch vụ khác do người có quyền bật.
- Dữ liệu kỹ thuậtLoại thiết bị, định danh thiết bị hoặc token thông báo/VoIP, địa chỉ IP, thông tin app/trình duyệt, ngôn ngữ đã chọn, lịch sử đăng nhập, nhật ký bảo mật, nhật ký lỗi và nhật ký thao tác quan trọng.
3. Quyền riêng tư trên iPhone
Thông báo
Thông báo đẩy dùng cho công việc, tin nhắn khách thuê, cập nhật hóa đơn/thanh toán, cảnh báo và cuộc gọi nội bộ. Token thiết bị và token VoIP có thể được lưu để gửi các thông báo này.
Camera, ảnh, video và tệp
App chỉ dùng camera, ảnh, video hoặc tệp khi bạn chủ động chọn để tải giấy tờ khách thuê, ảnh phòng, bằng chứng sửa chữa, ảnh hóa đơn, chữ ký hợp đồng hoặc hồ sơ thuê khác.
Với tính năng quét giấy tờ tùy chọn bằng Google Gemini, app giải thích dữ liệu sẽ gửi và hỏi quyền trước khi gửi ảnh mặt trước CCCD/Passport cho Google Gemini xử lý. Nếu không đồng ý, bạn có thể upload tệp và nhập thông tin thủ công không dùng Gemini.
Micro
Micro chỉ dùng cho cuộc gọi thoại trong app giữa quản lý/nhân viên và khách thuê.
Theo dõi và vị trí
App không xin quyền App Tracking Transparency, không bán dữ liệu cá nhân và không dùng theo dõi quảng cáo. Phiên bản iOS hiện tại không xin quyền vị trí.
4. Phạm vi sử dụng dữ liệu
- Xác thực tài khoản quản lý và áp dụng phân quyền theo vai trò.
- Vận hành và đồng bộ các tính năng tòa nhà, phòng, khách thuê, hợp đồng, hóa đơn, thanh toán, công việc, tài sản, báo cáo và tin nhắn giữa app native và dashboard web 3W.
- Khi bạn đồng ý, dùng Google Gemini để đọc mặt trước CCCD/Passport của khách thuê và gợi ý tự điền thông tin vào hồ sơ khách.
- Lập hóa đơn, theo dõi công nợ, đối soát giao dịch ngân hàng và tạo báo cáo vận hành/kế toán khi tính năng được bật.
- Gửi thông báo hoặc tin nhắn qua các kênh được cấu hình như thông báo đẩy, Zalo/ZNS, Telegram hoặc webhook.
- Bảo vệ tài khoản, kiểm tra thao tác quan trọng, xử lý lỗi và cải thiện độ ổn định hệ thống.
6. Thời gian lưu giữ và cam kết bảo mật
Dữ liệu có thể được lưu khi tài khoản, tenant, tài sản, hợp đồng, nghĩa vụ kế toán, yêu cầu hỗ trợ, nhu cầu bảo mật hoặc nghĩa vụ pháp lý còn hiệu lực.
Mật khẩu và token nhạy cảm được bảo vệ bằng băm hoặc mã hóa khi phù hợp. Quyền truy cập được kiểm soát theo vai trò, chủ tenant, phân quyền nhân viên và phân công tòa/phòng.
Khi tài khoản hoặc dữ liệu không còn cần thiết, 3W có thể xóa, ẩn, ẩn danh hoặc lưu trữ theo yêu cầu pháp luật và quy trình vận hành.
7. Thay đổi dữ liệu và quyền của người dùng
- Yêu cầu xem thông tin tài khoản và dữ liệu tổ chức mà bạn được quyền quản lý.
- Yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu tài khoản, tòa nhà, phòng, khách thuê, hợp đồng hoặc hóa đơn chưa chính xác.
- Yêu cầu vô hiệu hóa hoặc xóa tài khoản khi pháp luật, nghĩa vụ kế toán, yêu cầu lưu trữ hợp đồng/khách thuê và quyền của tổ chức sở hữu dữ liệu cho phép.
- Xóa tài khoản quản lý trong app tại Tài khoản > Xóa tài khoản khi tài khoản của bạn đủ điều kiện, hoặc liên hệ hỗ trợ nếu dữ liệu thuộc tổ chức cần được kiểm tra trước.
- Tắt thông báo đẩy trong Cài đặt iOS, thu hồi quyền micro/camera/ảnh trong Cài đặt iOS hoặc cập nhật cấu hình tích hợp nếu bạn có quyền.
8. Liên hệ
Khi cần hỏi về quyền riêng tư, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu, vui lòng ghi rõ bạn đang dùng app 3W Quản lý nhà trọ, email/số điện thoại đăng nhập, tổ chức/tòa nhà và nội dung yêu cầu.